riesgos de la transformacion digital

junio 19, 2020 - 5 minutes read

Riesgos de la transformacion digital

Transformando los procesos

Vamos a partir de los “procesos tradicionales esenciales”, los procesos que habilitan la gestión cotidiana, los que frecuentemente producen movimientos de mercancías, materias o servicios dentro y fuera de la compañía y que suelen acompañarse de documentación importante.

La transformación digital invita a mejorar los procesos tradicionales. Y mejorar los procesos es pensar en como los podemos hacer más eficientestransparentes, que nos ayuden a diferenciarnos y que nos produzcan más rentabilidad.

Un ejemplo. Una compañía con cerca de 100 centros comerciales, con un volumen de documentos por departamento entre los 100.000 y los 3.000.000 documentos anuales.

Imaginemos esos documentos, con una, dos páginas, o más…almacenados…en archivadores…documentos legales que requieren persistencia en el tiempo…un contrato laboral, un parte de reparación, un albarán, una factura…

Documentos que requieren de una trazabilidad por si resulta necesario su uso en una demanda o un litigio o simplemente para prestar cuentas de auditoria…

Documentos que requieren de un almacenamiento, muchas veces físico, y no solo en el centro, sino en la central…papeles que vienen y van…documentos que se almacenan aquí y allá…contratos que vienen sin firma y se van con la huella “digitalizada” a base de pluma o bolígrafo…y que complican los procesos de negocio.

Mejorar este proceso seguro que logra ser más eficientes, transparentes, diferenciarnos ante nuestros clientes y empleados y ayuda a ser más rentable. Veamos cómo.

Fórmula de éxito

La formula parece simple y para acometerla, nuestra propuesta es la siguiente:

  • Tomemos uno o dos procesos de negocio tradicionales, los analizamos y proponemos mejoras de organización y de flujo de trabajo
  • Optimicemos los documentos que maneja ese proceso…por ejemplo los contratos laborales, por ejemplo, los cambios de jornada, por ejemplo, los partes de taller.
  • Habilitemos que dichos documentos sean firmados por los responsables asignados y por los beneficiarios…Firmados digitalmente o biométricamente, con validez jurídica legal…por supuesto
  • Almacenemos esos documentos adjuntos como parte de los expedientes…digitales por supuesto
  • Permitamos que esos documentos sean consultados por los roles asignados por la organización, digitalmente, por supuesto
  • Permitamos que esos documentos viajen de un sitio a otro, digitalmente, por supuesto

El reto

¿Mejoramos la eficiencia? Mejorando un proceso de negocio vital en donde los roles y responsabilidades se aplican de forma inteligente.

¿Añadimos transparencia? Disponiendo de un proceso de negocio que garantiza la trazabilidad y el buen uso de la información. Comunicando y facilitando el acceso rápido a la misma de forma clara y concisa.

¿Nos estamos diferenciando? Aportando una imagen de modernidad y de compromiso con el medio ambiente. Implementando procesos que evitan imprimir papel y que aseguran la utilización de recursos digitales de forma eficiente.

¿Cómo añadimos rentabilidad? Restando el coste de implementar este tipo de soluciones al beneficio obtenido por procesos sin papel (menos costes de papel y de sistemas e fotocopia e impresión), sin necesidad de almacenes físicos (menor coste de almacenamiento y uso de los m2 de oficinas para mejorar el bienestar de los empleados o para reducir los costes de alquiler), sin necesidad de valijas (eliminando el coste del transporte de la valija y reduciendo el tiempo de acceso a la información), con acceso inmediato a la información (reduciendo el coste de operación por acceso a los documentos).

Resultado

Hay muchas formas y ejemplos de uso y aplicación de transformación digital…pero probablemente este que hemos descrito es uno de los que mayor rentabilidad proporciona:

La revisión de procesos de negocio y adaptación para reducir el uso de papel, con documentos firmados digitalmente o biométricamente, con garantías legales de validez jurídica y mejorando la capacidad de acceso a la información de forma segura y reduciendo el espacio de almacenamiento y el tiempo de acceso a la información para los actores que la demandan”.